Digitaalinen työympäristö

Digitaalinen työympäristö

 

Digitaalinen työympäristö on työntekijän digitaalinen työpaikka, joka kattaa kaikki laitteet, ohjelmat ja sovellukset, joita työntekijä hyödyntää suorittaessaan työtehtäviään.

Digitaaliset työprosessit ovat käytössä monessa organisaatiossa esimerkiksi toiminnan ohjaukseen, asiakashallintaan sekä talous- ja henkilöstöhallintoprosesseihin. Myös sähköposti, pikaviestimet, intranet ja videopalaverit ovat vakiintuneet osaksi arkeamme.

Tiedonhallintaan, -käsittelyyn ja -siirtoon hyödynnetään nykyisin laajasti pilviratkaisuja. Etätyössä digitaalisten ratkaisujen merkitys korostuu, jolloin niiden käyttötarkoituksesta ja -tavasta on hyvä sopia työyhteisön kesken.

Listasimme esimerkkikuvioon etätyössä korostuvia työyhteisön aktiviteetteja ja tarjoamme esimerkkejä niihin soveltuvista työkaluista. Ensimmäisessä osiossa listaamme vuorovaikutuksellisia työkaluja, jotka tukevat viestintää ja sidosryhmien yhteistyötä. Jälkimmäisessä osiossa listaamme yksilön oman työn organisointiin sopivia työkaluja. Jos haluat täydentää listauksia ehdottamillasi työkaluilla, ota meihin yhteyttä.

leadis_digitaalinen_tyoymparisto

Työkaluja

Mitkä näistä työkaluista saattaisivat olla tehokkaita yrityksenne käytössä?

Tiedonkäsittely ja tiedon jakaminen

Etätyössä halutaan kerätä, tuottaa ja jakaa tietoa yhtä tehokkaasti kuin vakiintuneella työpaikalla toimittaessa. Usein verkkolevyt ja sähköiset kansiot ovat käytössä jo ennestään, mutta etätyössä niiden käyttötarve korostuu. Laajasti käytetyt Microsoftin Office 365 ja Google Workplace tarjoavat kattavan kokonaisuuden tiedonkäsittelysovelluksia, kuten esimerkiksi ratkaisut tekstin tuottamiseen, laskelmien, esitysten ja kyselyiden tekoon sekä työkalut ajan- ja tehtävähallintaan. Ohjelmistot ovat pilviratkaisuja, ja verkkoyhteydellä tiedonkäsittely onnistuu reaaliajassa useamman tahon toimesta. Ilman verkkoa tehty työ on synkronoitavissa jälkikäteen palvelimelle. Yksityiskäyttöön on saatavilla ilmaisversioita ja organisaatioiden käyttöön yrityspaketteja.

 

Microsoft Office 365 

Microsoft Office 365 on yksityis- ja yrityskäyttöön soveltuva ohjelmisto. Se sisältää tiedonkäsittelyn ja viestinnän sovelluksia, kuten esimerkiksi Word, Excel, M Powerpoint, Publicer, Access, Sharepoint, Outlook, Teams ja OneDrive.

Google Workplace (ent. G Suite)

Google Workplace on yksityis- ja yrityskäyttöön kehitetty täysin pilvipohjainen virtuaalinen työalue. Se sisältää tiedonkäsittely- ja viestintäsovelluksia, kuten esimerkiksi Slides, Docs, Sheets, Meet, Chat, Keep, Forms, Blogger ja Drive.

Huom! Aikaisemmin Google Workplace oli G Suite – brändiuudistus tapahtui syksyllä 2020.

Ryhmätyötilat

Ryhmätyötila on digitaalinen paikka, joka mahdollistaa työn seurannan, tiedon jakamisen ja vuorovaikutuksen ryhmän sisällä. Ryhmätyötila voi jopa korvata sähköpostin käytön sisäisessä viestinnässä, sillä tiedon jakaminen kahden kesken tai ryhmässä onnistuu kätevästi monessa ryhmätyösovelluksessa.

 

Microsoft Teams

Microsoft Teams on ryhmätyötila, joka mahdollistaa pikaviestinnän, videopuhelut, tiedostojen jaon ja niiden yhteiseditoinnin.

Cisco Webex Teams

Cisco Webex Teams on videoneuvottelu- ja webinaarityökalu. Sen ominaisuudet mahdollistavat puheluit, tiedostojen jakamisen, online-tapaamiset, pikaviestinnän sekä esimerkiksi webinaarien järjestämisen.

Facebook Workplace

Facebook Workplace on yrityskäyttöön suunniteltu sosiaalisen median ratkaisu. Se toimii kuluttajakäyttöön tarkoitetun Facebookin tavoin ja soveltuu sisäiseen ja ulkoiseen viestintään.

Atlassian Confluence

Confluence on selainpohjainen organisaatiowikiohjelmisto, joka tarjoaa alustan tiedon editoinnille, taltioimiselle, jakamiselle ja haulle. Confluencen vahvuus on hyvä hakutoiminnallisuus.

Intranet-työkalut

Intranet eli organisaation sisäverkko on tarkoitettu tietyn ryhmän tai yhteisön käyttöön. Sitä sovelletaan esimerkiksi viestintään, tiedonkäsittelyyn, ryhmätyöhön sekä vuorovaikutukseen. Intranetteja tukevia ratkaisuja löytyy hyvin monia, joten listaamme muutamia esimerkkejä.

 

Happeo

Happeo on enemmänkin digitaalinen työympäristö kuin sosiaalinen intranet. Ohjelma on Google Workplace –integroitu.

Microsoft Sharepoint

Microsoft Sharepoint on joko isännöity tai itse ylläidettävä sisällönhallintaratkaisu ja viestintäsivusto, joka on integroitu Microsoftin ohjelmiin.

Unily

Unily tukee intra- ja extranetia sekä asiakasportaaleja. Unily on erikoistunut Microsoft 365 -integraatioon.

Lumapps

Lumapps on digitaalinen työympäristö ja sosiaalinen intranet, joka tukee organisaation yhteystyötä, vuorovaikutusta ja tiedonjakamista. Lumapps on integroitu Microsoft Office 365:en ja Google Workplace:n kanssa.

Jive

Jive on sosiaalinen ja interaktiivinen intranet-ratkaisu organisaation yhteistyöhön, verkostoitumiseen ja tiedonjakoon.

Verkostoituminen

Sosiaalisen verkostoitumisen (Enterprise Social Network, ESN) alustat ovat yleistyneet organisaatioiden sisäisessä käytössä muiden viestintäkanavien ohella. Monesti puhutaan sisäisestä sosiaalisesta mediasta, sillä useat alustat toimivat sosiaalisen median kanavien tavoin. Sisäinen sosiaalinen media mahdollistaa käyttäjien kahdensuuntaisen vuorovaikutuksen matalalla kynnyksellä. Hyötynä nähdään tiedon laaja levikki, työyhteisön tietoisuuden kasvattaminen, sosiaalisten kontaktien vahvistaminen ja asiantuntijuuden saatavuus.

 

Facebook Workplace

Facebook Workplace on yrityskäyttöön suunniteltu sosiaalisen median ratkaisu. Se toimii kuluttajakäyttöön tarkoitettuun Facebookin tavoin ja soveltuu sisäiseen ja ulkoiseen vuorovaikutuksen.

Yammer

Yammer on suunniteltu organisaation sisäiseen tiedottamiseen, verkostoitumiseen ja viestintään. Yammer on integroitu Microsoft Office -työkalujen kanssa.

Happeo

Happeo soveltuu toiminnallisuudeltaan intranet-käytön lisäksi myös organisaation sosiaaliseen viestintään. Happeo on Google Workplace -integroitu.

Jive

Jive on sosiaalinen ja interaktiivinen intranet-ratkaisu organisaation yhteistyöhön, verkostoitumiseen ja tiedonjakoon.

Online-palaverit

Audio- ja videopalavereihin on useita maksuttomia ratkaisuja sekä maksullisia paketteja, joihin sisältyy laajempi toiminnallisuus- ja osallistujamäärämahdollisuus. Laajemmalle yleisölle tarkoitettuun viestintään soveltuvat erilaiset live stream -lähetykset ja webinaarit.

 

Zoom

Zoom on monitoiminnallinen ohjelma online-palavereihin ja pikaviestintään. Se soveltuu myös webinaarikäyttöön.

Microsoft Teams

Microsoft Teams on ryhmätyötila, joka mahdollistaa keskustelut, videoneuvottelut, puhelut ja pikaviestinnän.

Google Meet

Google Meet on videopalaverisovellus, jossa on toiminnallisuudet videopuheluun, ruudunjakamiseen sekä pikaviestintään.

Facebook Workplace

Facebook Workplacessa on kattava toiminnallisuus videopuheluihin myös isommille ryhmille, pikaviestintätoiminto sekä mahdollisuus lähettää videoviestejä.

Webex Meetings

Webex Meetings on kattava videopalaverisovellus, johon on sisäänrakennettu älykästä automaatiota. Ohjelma tarjoaa esimerkiksi avustusta, taustatietoa osallistujista, reaaliaikaisen luonnollisen äänen tekstityksen sekä hakutoiminnot.

Reaaliaikaiset pikaviestimet

Erilaiset chatit-palvelut ja pikaviestimet ovat vakiintuneet organisaatioiden käyttöön. Kiireelliset asiat hoituvat ketterämmin chatissa kuin esimerkiksi sähköpostilla. Nykyisin pikaviestimiin on tarjolla ratkaisuja, jotka täyttävät myös organisaatioiden tietoturvallisuusvaatimukset. Myös monet ryhmätyötilat, kuten yllämainitut, sekä online-palaverisovellukset sisältävät pikaviestitoiminnon. Viestittely onnistuu kahden kesken tai suuremmassa ryhmässä esimerkiksi online-palaverin aikana ja sen jälkeen.

 

Slack

Slack on monitoiminnallinen pikaviestinohjelma, joka sallii ryhmäkeskustelut, audio- ja videopuhelut, suljetut työalueet, dokumenttien jaon ja hallinnan sekä massaviestinnän.

Microsoft Teams

Teams sisältää pikaviestintätoiminnallisuuden kahden henkilön välillä sekä ryhmässä. Videopuhelut ovat mahdollisia osana chat-toimintoa.

Google Chat

Google Chat on Google Workplaceen kuuluva erillinen pikaviestinsovellus, joka mahdollistaa ryhmäkeskustelut, videopuhelut ja tiedostojen jakamisen.

Facebook Workplace

Facebook Workplace sisältää pikaviestintätoiminnallisuuden kahden henkilön välillä sekä ryhmässä. Videopuhelut ovat mahdollisia osana chat-toimintoa.

Flowdock

Flowdock on pikaviestinsovellus, jossa on chat ja inbox-toiminnallisuudet. Ohjelma mahdollistaa audio- ja videopuhelut, suljetut työalueet sekä dokumenttien jakamisen ja hallinnan.

Valkotaulut

Tiimityöskentelyssä ideoidaan usein tiimin kesken sekä käytetään aktiivisesti fläppi- tai valkotauluja ideoiden keräämiseen ja ajatusten hahmottamiseen. Tämän tyyppiseen “brainstorming”-työhön on tarjolla virtuaalisia ratkaisuja.

 

Coggl

Coggl on työkalu muistiinpanojen, ajatuskarttojen sekä prosessikarttojen luomiseen.

Google Jamboard

Google Jamboard on virtuaalinen valkotauluratkaisu ajatusten hahmottamiseen ja yhteistyön fasilitointiin.

Microsoft Whiteboard

Microsoft Whiteboard  on virtuaalinen valkotauluratkaisu ajatusten hahmottamiseen ja yhteistyön fasilitointiin.

InVision Freehand

InVision Freehand on virtuaalinen valkotauluratkaisu ajatusten hahmottamiseen ja yhteistyön fasilitointiin. Työkalu sisältää myös valmiita pohjia ja diagrammeja.

eteoBoard

eteoBoard kuuluu Atlassianin tuotekategoriaan ja on interaktiivinen Scrum-taulu agile-tiimien johtamiseen.

Flatfrog

Flatfrog on virtuaalinen valkotauluratkaisu ajatusten hahmottamiseen ja yhteistyön fasilitointiin.

Flinga

Flinga on selainpohjainen työkalu, joka tarjoaa alustan yhteisölliseen työskentelyyn, keskusteluun ja muistiinpanojen tekoon.

Mural

Mural on digitaalinen työtila visuaaliseen yhteistyöhön ja suunniteluun, hahmottamiseen sekä ongelmanratkaisuun.

Presemo

Presemo on opetuksen (ja yleisön) aktivointityökalu, joka sopii esimerkiksi luennolla opiskelijoiden aktiviointiin kysymyksin, äänestyksin tai keskusteluin.

Tehtävien, tiimien ja projektien hallinta

Projekti- ja seurantatyökalut auttavat hajautettujen tiimien työn organisoinnissa ja seurannassa. Tiimien työtehtävät on monesti sidottu aikatauluun ja tehtäväkokonaisuudet ovat toisistaan riippuvaisia, mikä vaatii läpinäkyvää ja selkeää koordinointia.

 

Basecamp

Basecamp on työkalu projektinjohtamiseen ja sisäiseen viestintään. Se sisältää viestinnän, tehtävien seurannan, tiedostojen jakamisen sekä check-in -toiminnon.

Asana

Asana on projektijohtamisen työkalu. Se sisältää projektihallinnan lisäksi aktiviteettien workflow-toiminnallisuuden.

Trello

Trello on interaktiivinen työkalu tehtäväkokonaisuuksien suunnitteluun, hallintaan ja seurantaan.

Project Place

Project Place on työtila projektitiimille. Ohjelma mahdollistaa tiedostojen jakamisen ja hallinnan sekä työkalut projektinhallintaan.

Toggl

Togglin on projektinsuunnittelutyökalu ratkaisuna projektisuunnitelmille ja projektiseurannalle. Ajanseuranta mittaa eri työvaiheisiin käytettyä aikaa.

TimeDoctor

TimeDoctor on työkalu tuottavuuden mittaukseen ja ajankäytön seurantaan. Se mahdollistaa datan keräämisen liittyen tuottavuuteen ja tehokkuuteen.

RescueTime

Rescue Time on työkalu tuottavuuden mittaukseen ja ajankäytön seurantaan. Se mahdollistaa datan keräämisen liittyen tuottavuuteen ja tehokkuuteen.

Etätyöpöytäsovellukset

Etäkäyttötuki paikallisesti asennettujen ohjelmien vikatilanteissa onnistuu etätyöpöytäsovelluksen avulla. Jos oma työpöytä on asennettu pöytäkoneelle paikallisesti, samalla ratkaisulla saa yhteyden omaan paikalliseen työpöytään.

 

Teamviewer

Teamviewer luo yhteyden kahden tai useamman tietokoneen/laitteen välille. Tämä mahdollistaa koneen etäkontrollin, tiedonjakamisen sekä tiedostojen siirtämisen.

SplashTop

SplashTop luo yhteyden kahden tai useamman tietokoneen/laitteen välille. Tämä mahdollistaa koneen etäkontrollin, tiedonjakamisen sekä tiedostojen siirtämisen.

Microsoft Remote Desktop

Microsoft Remote Desktop luo yhteyden kahden tai useamman PC-tietokoneen välille, mikä mahdollistaa etäkontrollin, tiedonjakamisen ja tiedostojen siirron koneiden välillä.

Apple Remote Desktop

Apple Remote Desktop luo yhteyden kahden tai useamman MAC-tietokoneen välille, mikä mahdollistaa etäkontrollin, tiedonjakamisen ja tiedostojen siirron koneiden välillä.

Citrix

Citrix on etäyhteystyökalu, jolla voi saada etäyhteyden esimerkiksi asiakkaan paikallisesti asennettuihin ohjelmiin (tyypillisesti SAP tai joku muu ERP).

Oman työn hallinta

Työtehtävien suunnitteluun voi soveltaa useita eri tyyppisiä työkaluja aina sähköisestä kalenterista erilaisiin työjono eli workflow-järjestelmiin. Työtehtävien hallintaan ja aikatauluttamiseen löytyy hyviä, myös maksuttomia työkaluja.

 

Google Keep & Google Tasks

Google Keep mahdollistaa erilaisten kuva- ja tekstimuistiinpanojen tekemisen sekä muistutukset. Google Tasks soveltuu listojen laatimiseen sekä aikataulutukseen.

OneNote

OneNote on muistikirja ideoiden, tehtävien tai muiden ajankohtaisten asioiden kirjaamiseen.

Todoist

Todoist on digitaalinen tehtäväluettelo, joka auttaa hallitsemaan ja suorittamaan tehtäviä.

Zenkit To do

Zenkit To do on digitaalinen tehtäväluettelo, joka auttaa hallitsemaan ja suorittamaan tehtäviä.

Evernote 

Evernote on sovellus ideoiden, tehtävien ja aikataulujen hallintaan, joka sallii äänen, kuvan ja tekstin.

Trello

Trello on interaktiivinen tehtävänhallintaohjelma, jossa tehtävät voi jäsentää ja niitä voi seurata.

nTask

nTaskissa voi suunnitella, aikatauluttaa ja hallita omia tai tiimin tehtäviä, tapaamisia ja projekteja.

Calendly

Calendly auttaa hallitsemaan omaa kalenteria ja aikaa siten, että tapaamisista sopiminen onnistuu sovelluksen kautta sähköpostiviestinnän sijaan.

X.ai

X.ai antaa muille mahdollisuuden varata ajan kalenteristasi salliminasi aikoina.

TimeDoctor

TimeDoctor auttaa työntekijää seuraamaan omaa ajankäyttöään, mikä mahdollistaa tietoisen ajan optimoinnin.

ATracker

ATracker mittaa ajankäyttöä ja auttaa työntekijää ajanhallinnassa.

Splashtop Remote Desktop

Splashstop Remote Desktop varmistaa, että työhön liittyvät digitaaliset työkalut kytkeytyvät pois päältä työpäivän päätteeksi.

Space

Space mittaa ajankäyttöäasi virtuaalityöympäristössä ja huomauttaa liiallisesta ajankäytöstä laitteiden ääressä. 

TaskLifePerformance

TaskLifePerformance mahdollistaa tavoitteiden asettamisen ja niiden saavuttamisen seurannan.

GoalsOnTrack

GoalsOnTrack auttaa tavoitteiden asettamisessa ja niiden saavuttamisessa.

LifeTick

LifeTick on sovellus tavoitteiden asettamiseen ja seurantaan.