Vuorovaikutus

Viestintätavat

Riittävä ja selkeä viestintä sekä vuorovaikutus ovat tärkeät osat etätyössä onnistumista. Tiedon täytyy saavuttaa etänä työskentelevä kohderyhmä, joskus nopeastikin. Tiedonkulun tehokkuuteen voi vaikuttaa esimerkiksi hyvillä rutiineilla.

Massatiedottaminen

Kiireellisten ja tärkeiden asioiden joukkoviestintään on hyvä luoda selkeä käytäntö, esimerkiksi yksi paikka ja yksi tiedottava taho. Näin varmistutaan, että tieto saavuttaa halutun yleisön nopeasti ja vältytään tilanteelta, jossa samasta asiasta viestitään useassa kanavassa ja monella eri tavalla. Tärkeiden viestien tavoittavuutta parantavat yksi kanava ja sen helppo saatavuus, niin tietokoneella kuin älylaitteilla

Ajankohtaisista asioista tiedottaminen

Etätyön viestintää ja tiedonkulkua voi tehostaa säännöllistämällä viestintää, jolloin sen seurantaan syntyy rutiini. Työyhteisössä voidaan esimerkiksi sopia, että koko organisaatiota koskevat ajankohtaiset uutiset löytyvät sisäisen verkon eli intranetin etusivulta tai muusta vastaavasta paikasta, kun taas tiimiä koskevat ajankohtaiset asiat tiedotetaan ryhmätyötilassa tai chatissa. Samalla suositus voi olla, että nämä paikat tarkistetaan päivittäin.

Osallistava vuorovaikutus

Saavatko kaikki osallistujat tasapuolisen mahdollisuuden esittää ajatuksia ja ehdotuksia virtuaalikokouksessa? Hyvällä fasilitoinnilla synnytetään tasavertaista keskustelua. Osallistumista voi systematisoida esimerkiksi kuulumis– ja kommentointikierroksilla, täsmäkysymyksillä, äänestyksillä, virtuaalikyselyillä sekä ideointi- ja brainstrorming-metodeilla. Lisää fasilitointivinkkejä tarjoaa esimerkiksi Grape People

Kahdenkeskiset ”1-2-1”-keskustelut

Lähijohtajan ja työntekijän väliset kahdenkeskiset eli ”one-to-one” –keskustelut ovat hyvä paikka arkisista asioista sopimiseen, mutta tarjoavat myös tilaisuuden kahdensuuntaisen palautteen antamiseen ja tavoiteseurantaan. Jotta keskustelut ovat mahdollisimman hedelmällisiä myös virtuaalisena, voi niihin kokeilla rakentaa säännönmukaisuutta toistuvalla agendalla, keskustelupohjalla ja kysymyksillä. Muun muassa etäjohtaminen.fi -sivusto tarjoaa vinkkejä kysymyksiin kahdenkeskisiin keskusteluihin.

Vapaamuotoinen keskustelu

Kasvokkaiset kohtaamiset ja käytäväkeskustelut jäävät uupumaan etätyössä. Vapaamuotoisilla keskusteluilla voi kuitenkin olla merkittävä vaikutus työyhteisön toimintaan, joten etätyötä järjestäessä kannattaa pyrkiä luomaan kanavat ja edellytykset niiden syntymiseen. Arkisiin kokouksiin on myös hyvä varata hetki kuulumisten jakamiseen. Muita keinoja ovat yhteiset virtuaalikahvit, vapaan keskustelun chatkanava, sisäinen SoMe ja erilaiset virtuaalitapahtumat, kuten peli- tai afterwork-illat.    

Hybridikokoukset

Monissa kokouksissa on osallistujia sekä paikan päällä että etänä. Niissä kannattaa varmistaa, että etäosallistujat tulevat huomioiduksi yhtä lailla kuin lähiosallistujat. Pienillä asioilla saa huomioitua kaikki osallistujat tasapuolisesti. Jos lähiosallistujia on paljon, on hyvä varmistaa, että etäosallistujat kuulevat myös kaukana mikrofonista istuvien äänet. Kameroiden käyttäminen voi luoda yhtenäisyyden tunnetta. Fläppi- tai tussitaulun sijaan voi hyödyntää sähköisiä ratkaisuja, jolloin etäosallistujatkin näkevät muistiinpanot. Puheenvuorojen pyytämiseen voi sopia yhteisen käytännön, joka soveltuu lähi- ja etäosallistujille. Näkemyksiä ja kommentteja pyydettäessä kannattaa puheenvuoro jakaa kullekin vuorollaan.

Viestintäkanavat etätyössä

leadis_vuorovaikutus_viestintakanavat

Tarpeeseen vastaavan viestintäkanavan valinta

Etätyöhön siirryttäessä voi viestinnän määrä ja laatu muuttua suuntaan tai toiseen. Auttoiko etätyö luomaan napakkaa ja selkeää viestintää vai tulviiko tietoa useasta kanavasta tärkeän tiedon hukkuessa paljouteen?

Yhteisesti sovitut käyttöperiaatteet viestintäkanaville ja -työkaluille tehostavat tiedonkulkua. Mitä tiedotetaan missäkin ja kenen toimesta? Mistä asioista tiedotetaan intranetissa, mitä tietoa taltioidaan ryhmätyötiloihin, missä kanavassa käydään vapaamuotoista keskustelua sekä mikä kanava on kiirellisten asioiden hoitoa varten? Millaista seurantaa ja vasteaikoja näille kanaville suositellaan?  

Pääsääntönä on, että jokaisella kanavalla on selkeä käyttötarkoitus sekä viestinnällinen sisältö ja tyyli.

Etäkohtaamiset ja -tapaamiset

leadis_vuorovaikutus_etakohtaamiset

Sopivan balanssin löytäminen tapaamisten määrän ja sisältötarkoituksen suhteen

Etätyössä kasvokkaiset kohtaamiset ja spontaanit keskustelut vähentyvät, jolloin tarve säännöllisiin etätapaamisiin voi kasvaa. Toisaalta liiallinen määrä asiapitoisia palavereita voi myös kuormittaa. Palaverimallin luominen voi tuoda apua tasapainon löytymiseen. Kun etäkohtaamisille luodaan selkeä runko, tiedetään, mitä asioita on tulossa. Tämä voi helpottaa arjen rytmittämistä sekä asioiden niputtamista käsiteltäviksi erilaisiin kokouksiin. Asiapitoisten palaverien rinnalle voi myös kokeilla kevennystä, joiden kautta syntyy vapaamuotoista vuorovaikutusta. 

Ideoita yhteishengen kasvattamiseen

Tiimin viikottainen palaverivapaa päivä, liikunta– tai jumppahaasteet, kirjaesittelyt, esitelmät vapaa-ajan harrastuksista ja matkoistaetäpelit, etäelämykset, etämysteeri, bingo, leffailta, levyraati, yhteinen väriteema (”Pue päälle punaista -päivä”), hyväntekeväisyys tai yhteiskunnallinen vaikuttaminen.