Tietosuojailmoitus

TIETOSUOJAILMOITUS 

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679), 

Artiklat 13 ja 14 

Laadittu: 17.9.2020 

  1. Rekisterinpitäjä

Vaasan yliopisto 

Wolffintie 34 

65200 VAASA 

Y-tunnus: 0209599-8 

Puhelin: 029 449 8000 

Sähköposti: tietosuoja@uwasa.fi 

 

  1. Rekisterinpitäjän edustaja ja yhteyshenkilöt

Hankkeen johtaja: Ilkka Luoto 

Sähköposti: ilkka.luoto@univaasa.fi 

Puhelin: 029 449 8383 

 

  1. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Sami Kinnunen 

Sähköposti: tietosuojavastaava@univaasa.fi 

Puhelin: 029 449 8060 

 

  1. Rekisterien nimet

Tutkimuksen nimi: Paikkaperustaiset innovaatiot asuinalueiden kehittämisessä – Kaksoistapaustutkimus Vaasan Olympiakorttelista ja Ristinummesta (Lähiö-Inno). 

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Hankkeessa tutkitaan alueellisen eriytymisen torjumista ja asukkaita osallistavia käyttäjäinnovaatioita. Kyselyn tarkoituksena on kerätä tietoa ja kokemuksia tutkittavista asuinalueista, Olympiakorttelista ja Ristinummesta. Tietoja voidaan käyttää myös yhteydenottoon niihin vastaajiin, jotka sallivat yhteydenoton kyselylomakkeella esimerkiksi sähköpostitse. 

 

  1. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely on tarpeen yleisen edun mukaisessa tieteellisessä tutkimuksessa tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n 3 momentin perusteella. 

Tiedonkeruun oikeusperusta koostuu näin ollen: 

  • Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamiseksi

 

  1. Tietosisältö ja säilytysajat

Webropolkyselyssä kerätään seuraavat tiedot: 

  • Etu- ja sukunimi
  • Asuinpaikka 
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero

Henkilötietojen luovuttaminen on vapaaehtoista. Kyselyyn on mahdollista vastata myös anonyymisti. 

Kerätyt henkilötiedot säilytetään hankkeen keston ajan, eli vuoden 2022 loppuun. Mikäli hankkeesta seuraa välittömiä jatkoprojekteja, joihin henkilötietoja tarvitaan, voidaan tietoja säilyttää myös jatkoprojektin keston ajan, kuitenkin korkeintaan vuoden 2023 loppuun. Muut anonyymit vastaustiedot säilytetään tutkimustarkoituksiin pysyvästi. 

  1. Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan

Tiedot kerätään henkilöltä itseltään, joka vastaa kyselyyn Webropol-järjestelmän tarjoaman lomakkeen kautta. 

  1. Tietojen siirto tai luovuttaminen

Henkilötietoja ei siirretä muihin palveluihin. 

Henkilötietoja käsitellään Webropol-järjestelmässä. 

 

Webropol Oy 

Business ID/y-tunnus: 1773960-2 

Huovitie 3, 00400 Helsinki 

0201 552 150 | servicedesk@webropol.fi 

 

Henkilötietoja tarkastelevat tutkimuksen kannalta tarkoituksenmukaisissa puitteissa hankkeen tutkijat. Tutkijakokoonpano on nähtävissä hankkeen kotisivuilla: https://sites.univaasa.fi/lahioinno/ 

 

  1. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirrettä EU tai ETA alueiden ulkopuolelle. 

11.Henkilötietojen suojaamisen periaatteet 

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä. 

  • Manuaalinen aineisto
    • Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä (esim. hävittäminen, muuttaminen tai luovuttaminen). Jokainen käsittelijä voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään.
    • Asiakirjat säilytetään ulkopuolisilta suojattuina lukitussa tilassa. Asiakirjat tulostetaan vain tarvittaessa ja paperitulosteet tuhotaan käytön jälkeen. 
  • Automaattisesti käsiteltävät tiedot
    • Kaikki tietojenkäsittely perustuu käyttöoikeuksiin, jotka riippuvat henkilön roolista ja asemasta organisaatiossa, sekä tarvittaessa erikseen kunkin rekisterin vastuutahon myöntämiin käyttölupiin. Käyttöoikeuksien voimassaolo tarkistetaan päivittäin.
    • Tietotekniset järjestelmät ja palvelut on suojattu alan hyvien käytäntöjen mukaisesti asiattomalta pääsyltä, niiden toimintakyky on tarvittavassa määrin varmistettu ja niiden elinkaari on hallittu. 

 

  1. Automatisoitu päätöksenteko

Automaattisia päätöksiä ei tehdä. 

  1. Rekisteröidyn yleiset oikeudet

 Rekisteröidyllä on 

  • oikeus tarkastaa rekisterinpitäjältä mitä häntä koskevia henkilötietoja on rekisteriin tallennettu 
  • oikeus vaatia, että saa puutteelliset henkilötiedot täydennettyä sekä että Vaasan yliopisto oikaisee rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä
  • oikeus saada poistettua henkilötietonsa ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen että
    • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joitavarten niitä muutoin käsiteltiin
    • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyynole muuta laillista perustetta
    • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
    • henkilötiedot on poistettava Euroopan unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. 
  • rajoittaa ja vastustaa käsittelyä jos
    • rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansa pitävyyden
    • käsittely on lainvastaista tai rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista
    • rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, muttarekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
    • rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä 21 artiklan 1 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet. 
  • oikeus peruuttaa suostumus
  • oikeus peruuttaa antamansa suostumus, milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritettuun käsittelyn lainmukaisuuteen, jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

 Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. 

Rekisteröidyllä voi olla oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, mikäli kyseessä on sellainen tieto, johon kyseinen oikeus soveltuu. 

Neuvoja ja ohjeistusta rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa antaa tietosuojavastaava. 

 

  1. Muut informoitavat tiedot

Palvelun käytöstä syntyy lokimerkintöjä, joita käytetään palvelun tietoturvallisuudesta huolehtimiseen, palvelun tekniseen kehittämiseen sekä vikatilanteiden havaitsemiseen, estämiseen ja selvittämiseen (Tietoyhteiskuntakaari (917/2014) 138§, 141§, 144§, 272§). Lokeja säilytetään näihin tarkoituksiin tarvittava aika eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen.  

 

  1. Tietosuojailmoituksen muuttaminen

Vaasan yliopisto kehittää jatkuvasti toimintaansa ja pidättää itselleen oikeuden päivittää tätä tietosuojailmoitusta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. 

Merkittävissä muutoksissa joissa tietosuojailmoituksemme muuttuu olennaisesti, voimme ilmoittaa asiasta myös muulla tavoin ennen muutoksen voimaantuloa. 

Tämä tietosuojailmoitus on viimeksi päivitetty 20.10.2020